Önemli belgeler artık dijital ortamda: Acil durumlarda büyük kolaylık

Almanya'da ciddi hastalık, kaza veya kişinin kendi kararlarını veremeyeceği durumlar için hazırlanan belgelerin saklanmasında yeni bir dönem başladı. Daha önce yalnızca belgelerin nerede bulunduğunu gösteren merkezi kayıt sistemine, artık belgelerin dijital kopyaları da yüklenebiliyor. Böylece acil durumlarda sağlık çalışanlarının ve yetkili makamların önemli bilgilere daha hızlı ulaşması hedefleniyor.

BR24'ün haberine göre yenilik, Almanya Federal Noterler Birliği tarafından işletilen 'Merkezi Önlem Sicili'nde (Zentrales Vorsorgeregister – ZVR) ekim ayının başında uygulamaya girdi.

Sistemde 7 milyondan fazla kişinin kaydı bulunuyor. Yeni özelliğin kullanıma sunulmasının ardından 16 Ekim'e kadar 1.600 kişi belgelerinin dijital kopyalarını sisteme kaydettirdi.

Belgeler acil durumlarda neden önemli?

Almanya'da insanlar, ciddi bir hastalık geçirmeleri, kaza yaşamaları veya karar verme yetilerini kaybetmeleri ihtimaline karşı önceden bazı hukuki belgeler hazırlayabiliyor.

Bu belgeler sayesinde kişi, kendi kararlarını veremeyecek duruma gelirse kimin kendisi adına hareket edeceğini ve hangi tıbbi müdahaleleri kabul edip etmeyeceğini belirleyebiliyor.

Ancak belgelerin hazırlanması tek başına yeterli değil. Acil bir durumda bu belgelere hızlı biçimde ulaşılması da gerekiyor.

Örneğin bir kişi hastaneye kaldırıldığında doktorların hastanın önceden belirlediği tedavi tercihlerini öğrenmesi veya mahkemenin kişinin kim tarafından temsil edilmesini istediğini belirlemesi gerekebiliyor.

Eski sistemde merkezi sicile yalnızca kişinin bu tür belgeler hazırladığı ve belgelerin nerede bulunduğu kaydediliyordu.

Yetkili kurumların daha sonra belgelerin fiziksel kopyalarına ulaşması gerekiyordu. Bunun için belgelerin saklandığı adrese gidilmesi veya ilgili kişilerle iletişime geçilmesi zaman alabiliyordu.

Yeni sistem, bu süreci hızlandırmayı amaçlıyor.

Hangi belgeler dijital olarak saklanabilecek?

Yeni uygulama üç önemli belgeyi kapsıyor.

İleriye dönük vekâletname (Vorsorgevollmacht): Kişi, kendi kararlarını veremeyecek duruma geldiğinde kimin kendisi adına işlem yapabileceğini önceden belirliyor. Örneğin güvendiği bir yakınına mali işlerini yürütme, kurumlarla iletişim kurma veya belirlenen sınırlar içerisinde sağlıkla ilgili kararlar alma yetkisi verebiliyor.

Hasta talimatnamesi (Patientenverfügung): Kişinin ciddi hastalık veya bilinç kaybı durumunda hangi tıbbi müdahaleleri istediğini ya da istemediğini önceden belirlemesini sağlıyor. Böylece kişi kendi isteğini açıklayamayacak durumda olsa bile daha önce yazılı olarak belirttiği tercihler dikkate alınabiliyor.

Yasal temsilci belirleme belgesi (Betreuungsverfügung): Bu belgeyle kişi, mahkeme tarafından kendisine yasal temsilci atanması gerekirse kimin bu görevi üstlenmesini istediğini önceden belirtebiliyor.

Belgeleri herkes kendisi yükleyemiyor

Yeni sistemin en önemli ayrıntılarından biri, belge yükleme işleminin doğrudan vatandaşlar tarafından yapılamaması.

Kişiler, merkezi sicile internet üzerinden kendileri kayıt yaptırabiliyor. Bunun için çevrim içi başvuru formunu doldurmaları yeterli.

Ancak hazırladıkları belgelerin dijital kopyalarını sisteme yükletmek isteyenlerin yetkili bir kuruma başvurması gerekiyor.

Bu işlem noterler, avukatlık büroları, yasal temsil işlerinden sorumlu kamu kurumları veya yetkili kuruluşlar aracılığıyla gerçekleştirilebiliyor.

Bavyera Noterler Odası, bu sınırlamanın nedenini belgelerin güvenilirliğinin sağlanması olarak açıklıyor.

Odanın değerlendirmesine göre sisteme bir belge kaydedilmeden önce belgeyi hazırlayan kişinin kimliğinin kesin olarak belirlenmesi ve belgenin niteliğinin kontrol edilmesi gerekiyor.

Özellikle yalnız yaşayanlar ve evli olmayan çiftler için önemli

Federal Noterler Birliğine göre uygulama, gelecekte yaşanabilecek sağlık sorunlarına karşı önlem almak isteyen herkes için yararlı.

Ancak bazı gruplar açısından daha büyük önem taşıyor.

Özellikle yalnız yaşayan kişiler, güvendikleri yakınlarına acil durumlarda ulaşılması zor olan kişiler ve evli olmayan çiftler yeni sistemden daha fazla yararlanabilir.

Federal Noterler Birliği, evli olmayan çiftlerin durumuna özellikle dikkat çekiyor. Çünkü evli olmayan bir kişinin partneri, yalnızca birlikte yaşadıkları için otomatik olarak onun adına hukuki veya tıbbi karar verme yetkisine sahip olmuyor.

Bu gibi durumlarda daha önceden hazırlanmış bir vekâletname belirleyici olabiliyor.

Belgelerin dijital olarak saklanması sayesinde kişinin belirlediği güvenilir yakına daha hızlı ulaşılması ve alınacak kararların kişinin önceden açıklanmış isteklerine dayanması mümkün olabilecek.

Kayıt yaptırmanın ücreti ne kadar?

Merkezi sicile kayıt yaptırmak ücretli. Ancak belgelerin dijital kopyalarının sisteme yüklenmesi için ayrıca bir sicil ücreti alınmıyor.

Federal Noterler Birliği, BR24'e verdiği bir örnekle ücretleri açıkladı.

Bir kadın, torununu vekil olarak belirlediğinde ve kaydını yetkili bir kurum üzerinden internet ortamında yaptırdığında, otomatik banka tahsilatı kullanılması koşuluyla tek seferlik 19,50 avro ödüyor.

Kadın, torununun yanı sıra iki kızını da güvenilir kişiler olarak kaydettirmek isterse her ilave kişi için 3,50 avro ödemesi gerekiyor.

Bu durumda toplam ücret 26,50 avroya yükseliyor.

Söz konusu tutarlar, Federal Noterler Birliğinin verdiği örnekteki kayıt ücretlerini ifade ediyor. Başvurunun şekline ve kayıt edilen kişi sayısına göre ücret değişebiliyor.

Dijital belge yükleme hizmeti için ise ayrıca bir kayıt ücreti talep edilmiyor.

Vasiyetnameler de sisteme yüklenebilecek mi?

Yeni uygulama, vasiyetnameleri kapsamıyor.

Almanya'da vasiyetnameler için ayrı bir 'Merkezi Vasiyetname Sicili' (Zentrales Testamentsregister – ZTR) bulunuyor.

Eskiden vasiyetnamelere ilişkin bilgiler ülke genelindeki nüfus dairelerinde kartlar üzerinde saklanıyordu. Günümüzde bu bilgiler merkezi bir sistemde tutuluyor.

Ancak vasiyetnamelerin içeriği bu sicile kaydedilmiyor.

Sistemde yalnızca vasiyetnamenin kime ait olduğu ve nerede saklandığı gibi bilgiler bulunuyor.

Federal Noterler Birliği, bu bilgilere yalnızca yasal görevlerini yerine getirmeleri için gerekli olduğu ölçüde noterlerin ve mahkemelerin ulaşabildiğini belirtiyor.

Kişi hayattayken bilgi verilmesi için ayrıca açık rızası gerekiyor.

Kişisel bilgiler ne kadar güvende?

Yeni dijital uygulamayla birlikte kişisel verilerin korunması da önem kazandı.

Çünkü sisteme yüklenen belgeler, kişilerin sağlık tercihleri, vekâlet verdikleri yakınları ve özel yaşamlarına ilişkin son derece hassas bilgiler içerebiliyor.

Federal Noterler Birliği, merkezi önlem sicili ile vasiyetname sicilinde yüksek güvenlik standartlarının uygulandığını açıkladı.

Kuruma göre bütün veriler güvenlik denetimlerinden geçiriliyor ve şifreleniyor.

Bilgilere erişim sıkı biçimde sınırlandırılıyor. Erişim yalnızca özel koruma altındaki ağlar üzerinden sağlanabiliyor.

Federal Noterler Birliği, sisteme yüklenen belgelerin içeriğine kendisinin bile erişemediğini belirtiyor.

Vatandaşlar ne yapmalı?

Henüz geleceğe yönelik hukuki belgeleri bulunmayan kişiler, bunları hazırlamak için çeşitli kurumlardan yararlanabiliyor.

Almanya Tüketici Merkezleri (Verbraucherzentrale), Stiftung Warentest ve Bavyera Adalet Bakanlığı bu alanda bilgilendirme ve örnek belgeler sunuyor.

Daha kapsamlı hukuki güvence isteyen kişiler ise noterlere başvurarak danışmanlık alabiliyor.

Yeni dijital hizmetten yararlanmak isteyenlerin önce hangi belgeleri hazırlamak istediklerine karar vermesi, ardından belgelerin merkezi sicile kaydedilmesini sağlaması gerekiyor.

Belgelerin içeriğinin de saklanması isteniyorsa noter, avukat veya diğer yetkili kuruluşlardan biri aracılığıyla dijital yükleme işlemi gerçekleştirilebiliyor.

Yeni uygulamanın temel amacı, kişilerin önceden hazırladığı önemli belgelerin acil durumlarda bulunamaması nedeniyle yaşanabilecek gecikmeleri önlemek. Böylece hem sağlık ve hukuk alanındaki işlemler hızlanabilecek hem de kişinin kendi geleceği hakkında daha önce verdiği kararların dikkate alınması kolaylaşacak.